採用・退職時の個人情報の取り扱い
雇用管理に関する個人情報とは
厚生労働省の指針では、雇用に関しての個人情報の例として、
①労働者名簿
②生年月日、連絡先(住所、居所、電話番号、メールアドレス等)
③ビデオ等に記録されている映像、音声で個人が特定できるもの
④人事考課情報で特定の個人を識別できるもの
⑤職員録等⑥労働者の家族関係やその家族の個人情報
⑥特定の労働者と識別できなくとも周囲の情報から特定できてしまう情報等を上げています。
企業では採用や退職時の個人情報をどのようにするのが良いのでしょうか。
採用時や退職時の個人情報はどうする？
厚労省の指針によれば、採用時は、｢採用応募者から得た個人情報は原則として収集目的の範囲に限られ、第3者に情報を提供する場合や収集目的以外の利用には本人の同意を得ることや、文書での明示が必要となる。」
また、
不採用となった人の情報は、「写しも含め返却・破棄、削除を行うこと。｣が求められていますので、原則として不採用の方の履歴書等は本人に速やかに返却することが望ましいでしょう。
労働者が会社を退職した時は、｢賃金台帳等の法定で保存期限が定められているものに留意しつつ、利用目的を達した情報は、返却、破棄、削除を行うことが求められるもので、仮に保管を続ける場合は利用目的以外の利用は許されず、安全に管理をしなければならない｣とされています。
退職者の個人情報はすぐ破棄して良いか？
先の指針で示されているように利用目的を達した部分については削除する事を求めているものの、労働基準法は労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償等について3年間の保存が義務付けられています。
また、源泉徴収簿や扶養控除申告書等は、保存期限の定めはありませんが、通達により、更正処分可能期限(個人３年、法人５年)に準じて保存しておくことが適当でしょう。
ですから文書保存義務の期限が定められているものは、たとえ、退職者から廃棄処分の要求があってもその期間は処分出来ないこととなります。
さらに、会社では取得データの利用目的や廃棄処分の期限や方法及び期限を超えて個人情報を管理したい場合は、就業規則等で定めておく方が良いでしょう。
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